Resulta paradójico: muchos despachos de abogados asesoran a sus clientes sobre protección de datos y cumplimiento del RGPD, pero tienen su propia web y sus propios procesos internos sin adaptar a la normativa. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no hace excepciones: un despacho jurídico que trata datos personales de sus clientes está obligado a cumplir el Reglamento General de Protección de Datos exactamente igual que cualquier otra empresa.
¿Qué datos trata un despacho de abogados?
Los despachos de abogados tratan datos especialmente sensibles: información sobre procedimientos judiciales, datos de salud (en asuntos de accidentes o bajas laborales), datos económicos, datos familiares, etc. Esto los convierte en responsables del tratamiento con obligaciones especialmente rigurosas bajo el RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales).
Obligaciones del RGPD para despachos de abogados
1. Registro de actividades de tratamiento
Todo despacho debe mantener un registro interno de las actividades de tratamiento de datos: qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan, quién tiene acceso y si se ceden a terceros (como procuradores, peritos o gestorías). Este registro no se envía a ningún organismo, pero debe estar disponible ante una inspección de la AEPD.
2. Política de privacidad en la web
La web del despacho debe incluir una política de privacidad detallada que informe a los usuarios de: quién es el responsable del tratamiento (nombre o razón social, NIF, dirección), qué datos se recogen (a través de formularios, cookies, etc.), con qué finalidad, cuánto tiempo se conservan, si se ceden a terceros y cuáles son los derechos del usuario (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición).
3. Aviso legal y condiciones de uso
Obligatorio por la LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información). Debe identificar al titular del sitio web, el domicilio, el email de contacto y el número de colegiación o colegio de abogados correspondiente.
4. Política de cookies
Si la web utiliza cookies (y casi todas lo hacen, incluyendo las de Google Analytics o píxeles de redes sociales), es obligatorio informar al usuario mediante un banner de cookies que permita aceptar o rechazar las cookies no esenciales. La AEPD ha incrementado notablemente las inspecciones en este ámbito desde 2023.
5. Consentimiento explícito en formularios
Los formularios de contacto deben incluir un checkbox desmarcado por defecto donde el usuario acepte expresamente el tratamiento de sus datos con la finalidad especificada. Una redacción válida sería: “He leído y acepto la Política de Privacidad” con un enlace a la misma. No vale el consentimiento tácito ni el pre-marcado.
6. Contratos con encargados del tratamiento
Si el despacho usa servicios de terceros que acceden a datos de clientes (gestoría, software de gestión, empresa de hosting, servicios de email marketing), debe firmar un contrato de encargo del tratamiento con cada uno de ellos, según el artículo 28 del RGPD.
¿Qué pasa si un despacho no cumple el RGPD?
Las sanciones pueden ser muy elevadas: hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio mundial anual para las infracciones más graves. En la práctica, las sanciones a despachos suelen ser más moderadas pero significativas: multas de entre 3.000 y 150.000 euros por infracciones como falta de política de privacidad, cookies sin consentimiento o comunicaciones de datos sin base legal.
Cómo adaptar el despacho al RGPD paso a paso
- Auditoría de datos: identificar qué datos se tratan, cómo y con qué finalidad
- Elaborar el registro de actividades de tratamiento
- Redactar y publicar aviso legal, política de privacidad y política de cookies
- Adaptar formularios web con consentimiento explícito
- Implementar banner de cookies conforme a la guía de la AEPD
- Firmar contratos de encargo del tratamiento con proveedores
- Revisar los contratos de prestación de servicios con clientes
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